Rekisteri- ja Tietosuojaseloste

Tämä on Ellilän Sukuseura r.y. nimisen yhdistyksen henkilötietolain (10 ja 24 §) ja EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen (GDPR) mukainen rekisteri- ja tietosuojaseloste.
Se on laadittu 27.02.2020 ja viimeisin muutos on tehty 27.02.2020

1. Rekisterinpitäjä

Ellilän Sukuseura r.y., Jäppiläntie 11, 07500 Askola, sähköposti: he@ellilansuku.fi, puhelin: +358 400 420974, kotisivusto: www.ellilansuku.fi

2. Yhteyshenkilöt rekisteriä koskevissa asioissa

Hallituksen puheenjohtaja Heikki Ellilä, he@ellilansuku.fi,
Hallituksen sihteeri Anne-Marie Ellilä, anne-marie@ellilansuku.fi,
Hallituksen rahastonhoitaja Tarja Palsa, tarja@ellilansuku.fi

3. Rekisterin nimi

Yhdistyksen jäsen-, laskutus- ja kirjanpitorekisterit sekä verkkopalvelun kotisivusto.

4. Rekisteröidyt

Järjestelmiin rekisteröidään sukuseuran jäsenien ja verkkopalveluun (kotisivusto) yhteydessä olevien ulkopuolisten henkilöiden nimi-, osoite- ja yhteystietoja.
Jäsenrekisterissä säilytetään myös jäsenenä olevan henkilön syntymäaika ja -paikka, sukupuoli sekä jäsenmaksutiedot.
Laskutus- ja kirjanpitorekistereissä säilytetään sekä jäsenien että ulkopuolisten henkilöiden laskutus- ja laskujen maksutietotoja.

5. Rekisterin pitämisen ja henkilötietojen käsittelyn perusteet ja käyttötarkoitus

Oikeus henkilötietojen käsittelyyn perustuu henkilön itsensä antamaan suostumukseen.
Sukuseuran jäsenien osalta henkilötietoja voidaan käyttää myös jäsentutkimuksien tekemiseen.
Peruskäyttö on kuitenkin mahdollistaa seuran ja rekisteröityjen välinen viestittely sekä laskutus- ja maksutietojen tallentaminen.

6. Säännönmukaiset tietolähteet

Tietolähteinä voidaan käyttää rekisteröityjen itsensä luovuttamia, sukuseuran jäsen-, laskutus- ja kirjanpitorekistereistä sekä pankkitiliotteista saatavia tietoja.

7. Tietojen luovutus ja siirtäminen

Tietojen luovutuksia voidaan tehdä vain rekisteröityjen henkilökohtaisella suostumuksella. Tietoja ei kuitenkaan luovuteta EU/ETA-maiden ulkopuolelle.

8. Tietojen suojaus

Kotisivuston tiedot suojataan ja varmuuskopioidaan Louhi palvelun toimesta (Web-hotelli).
Sukuseuran sihteeri säilyttää jäsenien käyttäjätunnukset, salasanat ja yhteystiedot seuran jäsenrekisterissä, rahastonhoitaja puolestaan laskutus-, kirjanpito- ja pankkitiedot laskutus- ja kirjanpitorekistereissä.
Näistä rekistereistä otetaan myös varmistuskopiot säännöllisesti ulkoisille tietovälineille, joita säilytetään eri paikassa kuin varsinaiset rekisterit.

9. Tietojen käsittelyn kesto

Kotisivuston osalta käyttäjän ja seuran väliset viestit säilytetään niin kauan kuin yhteydenpitoasiakirja on nähtävillä. Jäsenrekisterin tiedot säilytetään jäsenenä oloajan.
Laskutus- ja kirjanpitoaineistossa tiedot säilytetään kirjanpitolain mukaan 6 vuotta.

10. Tietojen käsittelijät

Kotisivuston osalta tietojen säilytyksestä vastaa Web-hotellin palveluntarjoajana Louhi Net Oy.
Jäsenrekisterin osalta hallituksen sihteeri ja maksuliikenteen osalta rahastonhoitaja.
Hallituksen puheenjohtajalla on pääsy kaikkiin edellä mainittuihin tietoihin.
Voimme ulkoistaa henkilötietojen käsittelyn osittain kolmannelle osapuolelle, jolloin takaamme sopimusjärjestelyin, että henkilötietoja käsitellään voimassa olevan tietosuojalainsäädännön mukaisesti ja muutoin asianmukaisesti.

11. Automaattinen päätöksenteko ja profilointi

Tietojenkäsittely ei sisällä automaattista päätöksentekoa eikä profilointia.

12. Rekisteröityjen oikeudet

Jokaisella rekisteröidyllä on tietojensa käsittelyä koskeva:

  • Tarkastusoikeus eli oikeus tarkistaa rekisteriin tallennetut henkilötiedot.
  • Jos tiedoissa ilmenee virheellisyyksiä tai puutteita, voi rekisteröity pyytää korjaamaan tai täydentämään tiedot oikeiksi.
  • Vastustamisoikeus eli oikeus vastustaa henkilötietojensa käsittelyä, mikäli rekisteröity kokee, että henkilötietoja on käsitelty lainvastaisesti tai ilman asianmukaista oikeutta.
  • Poisto-oikeus eli oikeus pyytää poistamaan rekisteriin tallennettuja tietoja.
  • Rekisteröidyllä on lisäksi oikeus rajoittaa tietojen käsittelyä.
  • Tiedonsiirto-oikeus eli oikeus siirtää tietojaan järjestelmästä toiseen.
  • Valitusoikeus eli oikeus tehdä valitus tietosuojavaltuutetulle, jos rekisteröity kokee, että henkilötietojen käsittelyssä on rikottu voimassa olevaa tietosuojalainsäädäntöä.

Rekisterinpitäjä voi kieltäytyä toteuttamasta vastustamista tai poistoa koskevaa pyyntöä ainoastaan laissa säädetyin perustein.
Mikäli rekisterinpitäjä ei suostu rekisteröidyn vaatimuksiin, on rekisteröidyllä oikeus tehdä valitus tietosuojavaltuutetulle.
Rekisteröidyllä on myös oikeus vaatia, että kiistanalaisten tietojen käsittelyä rajoitetaan siksi aikaa, kunnes asia saadaan ratkaistuksi.

13. Yhteydenotot

Kaikki tätä selostetta koskevat yhteydenotot ja pyynnöt tulee esittää kirjallisesti tai henkilökohtaisesti jollekulle kohdassa kaksi (2) nimetylle yhteyshenkilölle.

14. Muutokset tietosuojaselosteessa

Mikäli muutamme tätä selostetta, laitamme muutokset näkyville selosteeseen päivättyinä.
Mikäli muutokset ovat merkittäviä, voimme informoida näistä myös muulla tavoin, kuten sähköpostitse tai laittamalla kotisivustollemme ilmoituksen asiasta.
Suosittelemme kuitenkin, että käytte säännöllisesti sivuillamme ja huomioitte mahdolliset muutoksemme selosteessa.